Stap 1. Leg het concept vast

• Hoe gaan we de voorstelling inplannen?
• Hoe laat start en eindigt de voorstelling ?
• Hebben we een inleider of een moderator nodig? Wat is de kostprijs?
• Doen we een nabespreking met het publiek?
• Doen we vooraf of achteraf een receptie of bieden we een drankje aan (water, koffie)?
• Wie gaat de evt. receptie doen? Wat is de kostprijs?
• Hebben we bonnetjes nodig? Welke prijs vragen we per bonnetje?
• Vragen we een algemene inkom?
• Werken we met inschrijvingen?
• Kunnen we partners aanspreken om dit samen te organiseren, bv. een boekhandel?

Stap 2. Maak een afspraak met de spreker of schrijver van het boek

• Licht het concept toe.
• Leg een datum vast.
• Vraag naar een vergoeding of andere condities (huursom / transportkosten / ...)
• Raadpleeg hier onze sprekerslijst

Stap 3. Zoek een een zaal 

• Is de akoestiek geschikt?
• Is een microfoon of geluidsinstallatie nodig?
• Is een beamer of projectie mogelijk?
• Is er een keuken of aparte ruimte voor de receptie?
• Zijn er voldoende tafels en stoelen?
• Is er een podiumpje voor de spreker of zetten we die in een zetel?
• Is er een wc?
• Welke afspraken zijn er rond poetsen?
• Wat kost de huur van de zaal?

Stap 4. Maak promotie

• Maak een communicatieplan.
• Maak flyers om uit te delen of ergens te leggen / een affiche om op te hangen.
• Stuur brieven of e-mails naar de leden.
• Heb je een e-zine? Neem de activiteit erin op.
• Laat het opnemen in publicaties van je gewest, bv. seniorenkrant of e-zines.
• Publiceer op de website van Linx+.
• Publiceer op sociale media. Maak een event op Facebook.
• Publiceer op UitinVlaanderen.be (Linx+ heeft hierop een account).
• Stuur een persbericht naar de lokale persmedewerkers. 
• Zorg er steeds voor dat de promo aantrekkelijk is voor de doelgroep (werk met beelden).
• Voorzie steeds een praktisch luik met duidelijke info (Wervend uitnodigen): wat, waar, wanneer, hoe en voor wie? Vermeld waar men kan inschrijven en hoe men kan betalen. 
• Maak duidelijke afspraken wie wat gaat doen. Vermijd dat al het werk bij één persoon terechtkomt.

Stap 5. De boekvoorstelling 

• Maak vooraf goede afspraken over wie wat doet.
• Werk eventueel met een draaiboek.
• Wie ontvangt de spreker en de moderator?
• Wie ontvangt de deelnemers? Zijn er inschrijvingslijsten?
• Wie doet het welkomstwoordje?
• Wie neemt er foto's?

Stap 6. Nazorg

• Administratie: betaal tijdig alle facturen.
• Maak een verslag met foto’s die kan je gebruiken in bijvoorbeeld het Linxuit magazine of een andere publicatie, zoals een Facebookpost.

Stap 7. Maak een evaluatie 

• Welke feedback kreeg je van de deelnemers?
• Welke feedback kreeg je van andere betrokkenen?
• Welke verbeterpunten zie je?