Een communicatieplan is een hulpmiddel om gestructureerd te communiceren over bv. een activiteit of een project. Simpel gesteld geeft het een antwoord op de vraag: wat gaan we waarom, wanneer, naar wie en hoe communiceren?

1. Wat gaan we communiceren en waarom? Wat is het doel van onze communicatie?

• Communicatiedoelstellingen formuleer je zo concreet en meetbaar mogelijk (SMART) en altijd in termen van kennis en houding. Wat moet de ontvanger weten, wat willen we dat hij of zij doet?
  • We willen informeren over een activiteit...
  • We willen mensen sensibiliseren om een campagne te steunen...
  • We willen bekendheid krijgen voor een bepaald aanbod...
  • enz.

2. Wat is onze doelgroep?

• Je kan een indeling maken in verschillende groepen, bv. leden van onze afdeling, deelnemers aan een vorige activiteit, mensen die de bib bezoeken, mensen die in de buurt wonen, jonge gezinnen met kinderen, gepensioneerden, enz.
• Voor elke doelgroep kan je een aangepaste communicatie zoeken.
• Probeer niet alle doelgroepen tegelijk te bedienen.
• Blijf bij jezelf, doe wat je graag doet.

3. Welke boodschap willen we brengen?

• Kom naar onze activiteit
• Teken onze petitie
• Wandel met ons mee
• ...

4. Via welke communicatiemiddelen?

• Denk vooraf goed na over welk middelen je wil inzetten en wie je ermee kan bereiken.
• Denk zowel aan online als offline communicatie.
• De combinatie van alle communicatiemiddelen is de communicatiemix.
• Onder offline verstaan we allerlei drukwerken op papier: een brief die op je opstuurt, een affiche die je uithangt, een flyer of folder die je verdeelt, een bericht of advertentie in de lokale krant, ...
• Onder online verstaan we alle digitale communicatie: een e-mail naar je contacten, een vermelding op je eigen website, de website van Linx+ of de website Uit.be, een digitale nieuwsbrief, een evenement op Facebook, ... Denk ook na over een mooie opmaak van je communicatiemiddelen.

5. Met welk budget?

• Offline communicatie is grotendeel gratis (behalve advertenties op bv. Facebook).
• Drukwerk kost altijd wat geld. Voorzie hier dus budget voor. Op websites zoals www.drukland.be of www.zwartopwit.be kan je makkelijk berekenen wat drukwerk zou kosten.

6. Evaluatie

• Hebben we de juiste communicatiemiddelen gebruikt?
• Hadden we voldoende oplage en budget voorzien?
• Welke feedback kregen we erop?
• Was er een goeie taakverdeling?
• Wat kunnen we verbeteren?