Online samenwerken en bestanden delen via Google Drive

Als jij en je bestuursleden of vrijwilligers al wat overweg kunnen met de computer, dan kan het handig zijn om inschrijvingen, foto’s van activiteiten of verslagen op één digitale plek te bewaren.

Zo kan je snel en makkelijk info delen met de andere (bestuurs)leden of vrijwilligers zonder dat alles geprint of gemaild moet worden.

Alles op één plek, altijd bereikbaar

Google Drive kan je gebruiken als je een Gmail-account hebt.

Het grote voordeel van Google Drive is dat je werkt in de cloud: in plaats van dat je bestanden op je eigen computer staan, zijn ze altijd via het internet bereikbaar voor jou en iedereen met wie je de bestanden deelt.

Daardoor kan je altijd en overal bij je documenten en is het mogelijk om met meerdere personen tegelijk in een document te werken. Je werkt altijd in hetzelfde document en ziet dus dezelfde informatie.

Verschillende soorten handige documenten

Google Drive werkt het beste in combinatie met internetbrowser Google Chrome. Je kunt gewoon bestanden vanaf je harde schijf uploaden in Google Drive via “+nieuw” of door middel van verschillende apps die ingebouwd zijn:

• Google Docs: voor teksten zoals vergaderverslagen.
• Google Sheets: gegevensbestanden zoals in excel, voor bv. registraties of inschrijvingen.
• Google Presentaties: presentaties zoals PowerPoint.
• Google Formulieren: handig als inschrijvingsformulier of vragenlijst.

Een document of een map met foto’s delen

Het delen van bestanden gaat heel eenvoudig.

Via Delen (het popje met het plustekentje) kan je anderen eenvoudig toegang verlenen door het invullen van hun e-mailadres. Je kunt hier ook een bericht bijvoegen. Het gedeelde bestand is bij de gedeelde persoon zichtbaar bij ‘Gedeeld met mij’ in diens Drive-structuur.

Je kan ook standaard instellen dat iedereen in je afdeling, of bepaalde personen, alle bestanden of bepaalde mappen kunnen zien.

Je kan ook groepen aanmaken en zo per rol in jouw afdeling documenten delen (bestuur – leden – vrijwilligers). Zo zijn documenten en mappen automatisch gedeeld met een nieuw lid dat later aan die groep wordt toegevoegd.

Je kan ook bestanden delen met personen buiten je organisatie. Die persoon moet dan wel een Google-account (Gmail) hebben of een koppeling daarmee.

Meer info

• Een gedetailleerde handleiding om te leren werken met Google Drive vind je hier.
• Het hoofdstuk om bestanden te delen en online samen te werken vind je via deze link.