Een draaiboek dient als houvast en bruikbare handleiding. Met een draaiboek hou je overzicht over het geheel. Met een goed draaiboek kan je samen met je team efficiënter werken en je activiteit vlot laten verlopen. Taken worden onderverdeeld tussen de vrijwilligers. Deze taken krijgen een deadline, die nodig is om alles op tijd in orde te krijgen tegen de dag van de activiteit. 

Hoe ga je te werk?  

• Werk met meerdere personen aan het draaiboek.  
• Ga op zoek naar bestaande draaiboeken en maak het je eigen met aanpassingen.  
• Wees realistisch in je stappen en tijd.  
• Pas je draaiboek aan je activiteit aan.  

 Een draaiboek opstellen: zo pak je het aan 

Een draaiboek is eigenlijk je houvast tijdens een evenement, project of productie. Het helpt je overzicht bewaren en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

Maar hoe begin je eraan? 

Start eerst met het bepalen van het doel van je draaiboek. Wat wil je precies organiseren, en wie gaat met dit draaiboek aan de slag? Is het bedoeld voor je eigen team, vrijwilligers, technici of misschien zelfs voor externe partners? Als dat duidelijk is, verzamel je alle basisinformatie: de naam van het evenement of project, de datum en tijd, de locatie en de belangrijkste contactpersonen. 

Wees er op voorbereid dat er heel wat taken zijn nog voor je de activiteit organiseert. Zaken zoals de locatie, data, logistiek en inhoudelijke uitwerking moet voor de activiteit in orde zijn. Hou er rekening mee dat dit enige tijd vraagt om te organiseren. Op tijd beginnen en enige flexibiliteit aan de dag leggen is nodig. Denk altijd aan een plan-B.

Daarna maak je een tijdlijn waarin je het hele verloop van de dag of het project uitschrijft. Dat moet niet op de minuut precies, maar zorg wel voor voldoende detail. Noteer wie wat doet, wanneer het gebeurt, waar het plaatsvindt en welk materiaal of ondersteuning er nodig is. Dit schema vormt het hart van je draaiboek. 

Ook de taakverdeling is cruciaal. Schrijf duidelijk uit wie verantwoordelijk is voor welke taken, en geef waar mogelijk ook hun contactgegevens mee. Zo weet iedereen meteen bij wie ze terecht kunnen met vragen of problemen. 

Vergeet zeker de praktische kant niet: wat moet er logistiek geregeld worden? Denk aan technische voorzieningen, materialen, transport en de op- en afbouw. Voeg eventueel een plattegrond toe om alles nog duidelijker te maken. 

Tot slot is het slim om ook een noodplan op te nemen. Wat als er iets misgaat? Met wie neem je dan eerst contact op? Een lijst met telefoonnummers van teamleden, leveranciers en eventueel hulpdiensten is geen overbodige luxe. 

Je sluit je draaiboek idealiter af met een aantal bijlagen, zoals checklists, schema’s of deelnemerslijsten. Alles wat het werk van je team vergemakkelijkt, mag erbij.