Draaiboek voor evenementen:  

Linx+ wil jullie via deze weg informatie aanbieden over hoe je als vrijwilliger een draaiboek opmaakt.  

 Waarom is het maken van een draaiboek een meerwaarde bij (middelgrote en grote) activiteiten?  

Een draaiboek dient als een houvast en bruikbare handleiding. In deze draaiboek krijg je een overzicht over geheel. Taken worden onderverdeeld tussen de vrijwilligers. Deze taken krijgen ook een deadline, die nodig is om alles op tijd in orde te krijgen tegen de dag van de activiteit. In een draaiboek kunnen er fases worden ondergenomen . Zo heb je de fase van het ‘Tekenen’, ‘Voorbereiden’, ‘activiteit’ en ‘nazorg’. Deze fases zijn cruciaal voor het goede verloop naar een geslaagde activiteit.  

Hoe ga je te werk?  

1. Werk met meerdere aan het draaiboek.  
2. Ga op zoek naar bestaande draaiboeken en maak het je eigen met aanpassingen.  
3. Wees realistisch in je stappen en tijd.  
4. Pas je draaiboek aan je activiteit.  

 

Een draaiboek opstellen: zo pak je het aan 

Een draaiboek is eigenlijk je houvast tijdens een evenement, project of productie. Het helpt je overzicht bewaren en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Maar hoe begin je eraan? 

Start eerst met het bepalen van het doel van je draaiboek. Wat wil je precies organiseren, en wie gaat met dit draaiboek aan de slag? Is het bedoeld voor je eigen team, vrijwilligers, technici of misschien zelfs voor externe partners? Als dat duidelijk is, verzamel je alle basisinformatie: de naam van het evenement of project, de datum en tijd, de locatie en de belangrijkste contactpersonen. 

Wees er ook op voorbereid dat er heel wat taken zijn nog voor je de activiteit organiseer. Zaken zoals de locatie, data, logistiek en inhoudelijke uitwerking moet voor de activiteit als in orde zijn. Houd er rekening mee dat dit enige tijd vraagt om te organiseren. Aspecten kunnen ook niet in dezelfde formule gebeuren zoals je verwacht heb. Op tijd te werk gaan en enige flexibiliteit is nodig. Denk altijd aan een plan B. + 

Daarna maak je een tijdlijn waarin je het hele verloop van de dag of het project uitschrijft. Dat hoeft niet op de minuut precies, maar zorg wel voor voldoende detail. Noteer wie wat doet, wanneer het gebeurt, waar het plaatsvindt en welk materiaal of ondersteuning er nodig is. Dit schema vormt het hart van je draaiboek. 

Ook de taakverdeling is cruciaal. Schrijf duidelijk uit wie verantwoordelijk is voor welke taken, en geef waar mogelijk ook hun contactgegevens mee. Zo weet iedereen meteen bij wie ze terecht kunnen met vragen of problemen. 

Vergeet zeker de praktische kant niet: wat moet er logistiek geregeld worden? Denk aan technische voorzieningen, materialen, transport en de op- en afbouw. Voeg eventueel een plattegrond toe om alles nog duidelijker te maken. 

Tot slot is het slim om ook een noodplan op te nemen. Wat als er iets misgaat? Wie neem je dan eerst contact op? Een lijst met telefoonnummers van teamleden, leveranciers en eventueel hulpdiensten is geen overbodige luxe. 

Je sluit je draaiboek idealiter af met een aantal bijlagen, zoals checklists, schema’s of deelnemerslijsten. Alles wat het werk van je team vergemakkelijkt, mag erbij. 

Voorbeeld draaiboek: 

Draaiboek – [Naam evenement/project] 

 

Algemene informatie 

• Naam evenement/project: 
• Datum en tijd: 
• Locatie: 
• Organisatie / Verantwoordelijke: 
• Contactpersoon (naam + telefoonnummer): 
• Aantal aanwezigen / deelnemers (geschat): 
• Doel van het evenement/project: 

 

Tijdslijn en planning 

Tijdstip	Activiteit	Verantwoordelijke	Locatie	Benodigdheden
08:00 - 08:30	Opbouw materiaal & ontvangst team	[Naam]	[Locatie]	Tafels, stoelen, microfoon

(Herhaal dit blok voor elk tijdsblok van de dag) 

 

Taakverdeling 

Teamlid	Taakomschrijving	Tijdstip	Contactgegevens
[Naam]	Opvolging techniek	08:00 - 14:00	000/00.00.00

 

Logistiek & materiaal 

• Te voorzien materiaal: 

• Geluid (microfoon, boxen) 
• Lichtinstallatie 
• Tafels en stoelen 
• Beamer / scherm 
• Kabels / verlengkabels 
• … 

• Op- en afbouw: 

• Opbouw begint om: ______ 
• Afbouw start om: ______ 

• Transport / Leveringen: 

• Leverancier: __________ 
• Levermoment: __________ 

 

Plattegrond / locatie-indeling 

(Hier kun je een schets of plan toevoegen van waar alles staat: podium, ingang, toiletten, EHBO, enz.) 

 

Noodprocedure en contacten 

• Eerste aanspreekpunt bij problemen en verzekeringsverantwoordelijke: 
  Naam: __________ – Tel: __________ 
• EHBO-post: 
• Hulpdiensten (bij noodgeval): 

• Ambulance: 112 
• Brandweer: 112 
• Politie: 112 

• Belangrijke leveranciers / contactnummers: 

• Techniek: __________ 
• Catering: __________ 

 

 Bijlagen (toe te voegen) 

• Checklists 
• Deelnemerslijsten 
• Draaiboek vorige editie (indien beschikbaar) 
• Affiches / flyers / promotie 
• Locatieplan 

Deze informatie kan je best ook meegeven aan de lokale medewerker. Houd deze informatie bij, deze kan helpen bij de registratie van deze activiteit.